GmailでMOVファイルを受信したら、RPAでWEBMファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

動画ファイルを扱う業務において、MOVからWEBMへのフォーマット変換や、その後のファイル管理を手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした単純作業が積み重なると、本来の業務を圧迫する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のMOVファイルを受信した際に、RPAが自動でWEBMファイルに変換し、Google Driveへアップロードする一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるファイル変換を自動化し、作業時間を短縮したい方
• Gmailで受信した動画ファイルをGoogle Driveで管理しており、アップロードの手間をなくしたい方
• ファイル変換やアップロードといった定型業務を自動化し、より創造的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、変換とGoogle Driveへの保存が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したMOVファイルをWEBMファイルに変換する処理を行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダへアップロードします。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください。
• Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDにファイルを保存したいGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691