GmailでMHTMLファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

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■概要

webmからmp3への変換のように、特定のファイル形式を別の形式に変換する作業は、手動で行うと意外と手間がかかるものです。特に、GmailでMHTML形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFへ変換してBoxに格納するような定型業務は、本来の業務を圧迫しかねません。このワークフローは、そうしたファイル変換から格納までの一連のプロセスを自動化し、面倒な手作業からあなたを解放します。

■このテンプレートをおすすめする方

webmからmp3への変換など、ファイル形式の変換作業を手作業で行い非効率を感じている方
Gmailで受信したMHTMLファイルをPDFに変換し、Boxで管理している業務担当者の方
RPA機能を活用して、特定のブラウザ操作を自動化し、業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

ファイル形式の変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、マイアプリ連携画面でGmailとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したMHTMLファイルをPDFに変換する操作を設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールの件名や本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定してください。
RPA機能の設定では、お使いのPC環境に合わせて、MHTMLファイルをPDFに変換するための具体的なブラウザ操作を柔軟に設定することが可能です。
Boxへのファイルアップロード設定では、保存するファイル名や格納先となるフォルダのIDを任意で指定してください。

■ 注意事項

Gmail、BoxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691