GoogleフォームにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordに変換しDropboxに格納する
GoogleフォームにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordに変換しDropboxに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Dropbox
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で受け取るPDFファイルの内容を編集するために、手作業でWord文書に変換する手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、変換漏れやファイル管理のミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFファイルがアップロードされるだけで、RPAがPDFをWordのdoc形式に自動で変換し、指定のDropboxフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFをWord形式（doc）に変換する定型業務に時間を要している方
- Googleフォームで受け取ったPDFファイルの管理や加工を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイル変換でのミスをなくし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル提出を起点に、PDFからWord（doc）への変換、格納までが自動化され、手作業の時間を削減します
- 手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の標準化を促進します
■フローボットの流れ
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のPDFからWordへのオンライン変換サイトを開き、ファイルをアップロードして変換処理を行います
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを用いて、変換後のダウンロードリンクなどをページ上から抽出します
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したWordファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォームを任意で指定してください
- RPAの「ブラウザを操作する」設定では、利用するオンライン変換サイトのURLや操作対象の要素を任意で設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です
- AI機能のテキスト抽出では、RPAで操作しているページの情報などを変数として利用し、抽出したい項目を任意に指定してカスタマイズできます
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定でき、ファイル名に前段で取得した情報を変数として設定することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら（チームフォルダ）
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特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
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特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得（回答期間を指定）
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フォームの設問タイトルや説明を更新する
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
