Gmailでオーディオファイルを受信したら、RPAで任意の形式に変換しBoxに格納する

■概要

音声ファイルやオーディオデータをメールで受け取るたびに、手作業でファイル形式を変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的ながらも重要な作業を自動化するために設計されており、Gmailで特定のオーディオファイルを受信した際に、RPA機能で任意の形式にファイルを変換し、自動でBoxに格納することが可能です。手作業による変換の手間や保存忘れといったミスを防ぎ、業務効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した音声ファイルを手作業で変換、管理しているご担当者の方
• 様々な形式のaudioファイルを扱うため、ファイル形式の変換作業を効率化したいと考えている方
• Boxをファイルストレージとして利用しており、格納までのプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに、RPAによるファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• ファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、属人化しがちな業務の品質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、取得したメール情報をもとに添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Web上のオーディオ変換サービスなどを利用してファイルの形式を変換します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、受信したメールに添付ファイルがあるか、特定のファイル形式かなど、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、実際に操作するオーディオ変換サイトのURLや、操作対象のボタンなどをユーザーの環境に合わせて設定してください。
• Boxへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。ファイル名には、変換前のファイル名を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。