Gmailでオーディオファイルを受信したら、RPAで任意の形式に変換しBoxに格納する

Gmailでオーディオファイルを受信したら、RPAで任意の形式に変換しBoxに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
Box
を自動連携できます。
No items found.

■概要

音声ファイルやオーディオデータをメールで受け取るたびに、手作業でファイル形式を変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的ながらも重要な作業を自動化するために設計されており、Gmailで特定のオーディオファイルを受信した際に、RPA機能で任意の形式にファイルを変換し、自動でBoxに格納することが可能です。手作業による変換の手間や保存忘れといったミスを防ぎ、業務効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信した音声ファイルを手作業で変換、管理しているご担当者の方
  • 様々な形式のaudioファイルを扱うため、ファイル形式の変換作業を効率化したいと考えている方
  • Boxをファイルストレージとして利用しており、格納までのプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでの受信をトリガーに、RPAによるファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
  • ファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、属人化しがちな業務の品質を安定させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、トリガーとなったメールの詳細情報を取得します。
  4. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、取得したメール情報をもとに添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
  5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Web上のオーディオ変換サービスなどを利用してファイルの形式を変換します。
  6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
  • 分岐機能では、受信したメールに添付ファイルがあるか、特定のファイル形式かなど、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
  • RPA機能では、実際に操作するオーディオ変換サイトのURLや、操作対象のボタンなどをユーザーの環境に合わせて設定してください。
  • Boxへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。ファイル名には、変換前のファイル名を変数として利用することも可能です。

■注意事項

  • Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
  • ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Gmailで受け取った内容をLINEに通知する
Gmail受信メールをLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。外出先でも担当者がスマホで内容を把握でき、見逃しや対応遅延を抑えます。
受信メールの内容をYoomデータベースに登録
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
メールで受信した音声ファイルから文字起こしを行い、要約後送信者に対して要約内容を返信します。
GmailのメッセージをDiscordへ転送する
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。内容を自動で転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。受信内容を引用してチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存することができます。ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーを防止し、業務の効率化を図ることができます。
YoomデータベースからGmailでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
Box
Box
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる