Googleフォームでオーディオファイルが送信されたら、RPAで任意の形式に変換しDropBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったオーディオファイルを手作業でPCに保存し、ファイル形式を変換してから、改めてDropboxなどのストレージに格納していませんか？こうした音声ファイルの形式を変換する作業は定型的ですが、手間がかかる業務の一つです。このワークフローは、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、RPAがファイル形式を自動で変換し、Dropboxに格納する一連の流れを自動化するため、面倒な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った音声ファイルを手作業で変換し、Dropboxに格納している方
• 音声ファイルの形式を変換する作業を自動化し、工数を削減したい方
• RPAを活用してブラウザ操作を自動化し、ファイル管理業務の効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信から音声ファイルの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、アップロード先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるオーディオファイルをダウンロードします
4. その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどでファイルをアップロードし、形式を変換します
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、RPAで操作したページから変換後のファイルに関する情報を取得します
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいご自身のフォームを任意で設定してください
• RPA機能の設定では、操作対象としたいWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、前段のステップで取得した情報を変数として利用することも可能です
• AI機能によるテキスト抽出の設定では、抽出対象のテキストに前段のステップで取得した情報を変数として含めたり、抽出したい項目を任意で指定したりできます
• Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。