Microsoft TeamsでWordファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Microsoft Teamsで共有されたWordファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Microsoft SharePointに格納する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルにWordファイルが送信されると、RPA機能が自動でPDFに変換し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへ格納します。手作業で行っていたWordからPDFへのファイル変換と格納作業を自動化し、業務効率化とミスのないファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointで文書管理を行なっている方
• 手作業でのファイル形式の変換に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
• ファイル変換の定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにファイルが送信されるだけで、PDFへの変換から格納までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が完結するため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、送信されたファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう、分岐機能を設定します。
4. オペレーションで、RPA機能を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してWordファイルをPDF形式に変換します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象とするチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを、利用する環境に合わせて自由に設定可能です。
• 正規表現によるデータの抽出では、ファイル名から日付や特定の文言を抽出するなど、取得したい情報に合わせてルールをカスタマイズできます。
• Microsoft SharePointのオペレーションでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名などを、固定値や前段のステップで取得した情報を利用して設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。