GmailでMIDIファイルを受信したら、RPAでMP3音声ファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

業務で受け取るMIDIファイルを、その都度手作業でMP3に変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Gmailで特定のMIDIファイルを受信した際に、RPA機能が自動でMP3ファイルへの変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダに格納する一連の処理を自動化します。この変換プロセスを自動化することで、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 業務上、MIDIファイルをMP3に変換する定型業務が頻繁に発生する方
• ファイル変換ツールを手動で操作し、Google Driveへ格納する作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換や保存時のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に変換から格納までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による変換ミスやファイルの格納し忘れといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務運用を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付されたMIDIファイルを後続のオペレーションで利用できるよう設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトなどで受信したMIDIファイルをMP3に変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローの起動条件となるメールの件名や差出人などのキーワードを任意で設定可能です。
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、ユーザーが普段利用しているファイル変換サイトなどの環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で指定することが可能です。

■ 注意事項

• Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924