■概要
日常業務でXLSX形式のファイルを受け取るものの、社内システムや特定の業務フローではXLS形式しか対応しておらず、都度手作業で変換・保存している、といったことはないでしょうか。この手作業は単純ですが、時間もかかり他の業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Gmailで特定のXLSXファイルを受信すると、自動で変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイル形式変換を手作業で行い、非効率を感じている方
- Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の作業を自動化したい方
- ファイルの変換ミスや保存漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信から変換、Google Driveへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- ファイルの変換忘れや保存先の間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、添付されたXLSXファイルを取得します
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したXLSXファイルをXLS形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたXLSファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。例えば「要変換」などのラベルを作成し、指定することで特定のメールのみを対象にできます
- Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、変換後のXLSファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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