フォームでXLSXファイルが送信されたら、RPAでXLSファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

特定のシステムとの互換性の問題で、XLSXファイルをXLS形式に変換する手作業に時間を取られていませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、フォームにXLSXファイルをアップロードするだけで、自動でXLS形式に変換し、指定のOneDriveフォルダに保存できます。手作業による変換プロセスを自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するファイル変換作業に手間を感じている方
• 手作業でのファイル形式変換による、ファイルの取り違えや保存ミスを防ぎたい方
• 特定のシステムと連携するため、XLS形式への変換フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイルアップロードを起点に、変換からOneDriveへの保存までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 人の手を介さずに処理が完結するため、変換形式の間違いやファイル保存の漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」のアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたXLSXファイルをXLS形式に変換する処理を行います。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、運用に合わせて任意で編集可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691