GmailでPPTXファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

ファイル変換は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。プレゼン資料などを共有する都度、手動でファイル形式を変換し、特定の場所に保存する作業に時間を要することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPPTXファイルを受信するだけで、RPA機能が自動でJPGファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。こうした定型業務を自動化することで、作業効率の向上を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業での変換業務に、手間や時間を費やしている方
• Gmailで受け取ったプレゼン資料を、JPG形式でGoogle Driveに保存・管理している方
• ファイル変換やアップロード作業の抜け漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PPTXファイルを受信するだけでJPGへの変換から保存までが自動で完結するため、手作業にかけていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のメールを起点にフローが自動で起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTXファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを判別するためのラベルを任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先として任意のフォルダIDを設定してください。
  

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691