フォームでPPTXファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

プレゼンテーション資料を画像ファイルに変換する際、一枚ずつ手作業で保存し直していませんか。この定型的な作業は時間がかかる上、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。

このワークフローは、フォームにPPTXファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換を行い、指定のOneDriveに保存します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業での変換に手間を感じている、企画・営業・マーケティング担当者の方
• 複数のメンバーから収集したPPTXファイルを画像化し、OneDriveで一元管理したい方
• ファイル形式の変換といったノンコア業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルをアップロードするだけで、pptxからpngへの変換と保存が完了するため、手作業の時間を削減できます。
• 自動で処理されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PPTXファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、アップロードされたPPTXファイルをPNGファイルへ変換するブラウザ操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ファイルアップロードに使用するフォームのタイトルや質問項目は、用途に応じて自由に編集することが可能です。
• 変換後のPNGファイルを格納するOneDriveのフォルダは、任意のドライブID、および格納先フォルダのアイテムIDを設定することで指定できます。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691