GmailでCDRファイルを受信したら、RPAでJPG画像ファイルに変換してBoxに格納する

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■概要

デザインデータなどで使用されるCDRファイルですが、専用ソフトがないと開けず、JPG形式への変換に手間を感じていませんか。
メールで受信するたびに手作業で変換・保存するのは、時間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、GmailでCDRファイルを受信した際に、自動でJPGへ変換し、指定のBoxフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうしたファイル変換の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

CDRファイルをJPGに変換する定型業務に時間を取られているデザイナーの方
取引先から受け取ったCDRファイルの確認や共有を効率化したい営業担当者の方
ファイル変換や管理の手作業をなくし、業務全体の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

CDRファイルを受信するたびに行っていたJPGへの変換と保存作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、CDRファイルが添付されたメールを特定します。
続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、受信したCDRファイルをJPGに変換するためのブラウザ操作を設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
RPA機能の設定では、ご利用のファイル変換サイトやツールに合わせて、CDRからJPGへの変換を行う一連のブラウザ操作をユーザーの環境に応じて設定してください。
Boxへファイルをアップロードするアクションでは、保存する際のファイル名や、格納したいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。

■ 注意事項

Gmail、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみ利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用できます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691