GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受け取ったJPGファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換して保存する業務は、定型的でありながらも手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPGファイル付きメールを受信するだけで、RPAが自動でファイル変換を行い、Google Driveの指定フォルダへ格納するため、こうしたファイル管理にまつわる一連の作業を効率化し、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したJPGファイルをPDFに変換し保存する作業に、手間や時間を取られている方
• 手作業でのファイル変換や保存による、ファイル名のつけ間違いや保存漏れを防ぎたい方
• 定型的なファイルの変換・保存フローを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでJPGファイルを受信するだけで、PDFへの変換からGoogle Driveへの保存までが自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換やアップロードを手作業で行う際に起こりがちな、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでGmailの「メールから添付ファイルを取得する」アクションを設定し、受信したメールからJPGファイルを取得します。
5. オペレーションでRPA機能を選択し、ブラウザ操作によってJPGファイルをPDFファイルに変換するアクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、取得した添付ファイルのファイル名や種類など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、`jpg 2 pdf`の変換に利用するWebサイトのURLや、ブラウザ上での操作内容などを自由に設定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、トリガーで取得したメールの件名などを用いて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。