GoogleフォームでJPGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する

■概要

JPGファイルをPDFに変換する際、一枚ずつ手作業で対応していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受信したJPGファイルを自動でPDFに変換し、指定したDropboxのフォルダに格納する一連の流れを自動化できます。ファイル変換業務の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するJPGからPDFへのファイル変換作業に、多くの時間を費やしている方
• Googleフォームで受け取った画像ファイルの管理や、チーム内での共有を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換や保存ミスをなくし、業務の正確性と標準化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• GoogleフォームにJPGファイルが送信されると、PDFへの変換から保存までを自動で完結させるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。この時、フォームで受信したJPGファイルの情報が取得されます。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したJPGファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンラインツールなどを用いてJPGファイルをPDFに変換します。
5. AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用して、フォームの回答内容からファイル名を生成することも可能です。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・生成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• RPA機能では、JPGからPDFへの変換に使用したいWebサイトのURLや、ファイルを選択・変換するといったブラウザ上の操作などを自由に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答内容などを変数として利用し、保存するPDFのファイル名を指定のルールで生成するようにカスタマイズできます。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を元に任意で設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。