フォームでHEICファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

iPhoneで撮影した写真など、HEIC形式のファイルを業務で扱う際に、PNG形式への変換を手作業で行い、手間を感じていることはありませんか。また、変換後のファイルをストレージにアップロードする作業も、地味に時間を要する業務の一つです。このワークフローは、フォームにHEICファイルが送信されるだけで、RPAが自動でPNGファイルに変換し、指定のOneDriveにアップロードします。HEICからPNGへの変換と保存に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HEICからPNGへのファイル変換とアップロードを手作業で行っている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方
• ファイル管理の非効率なフローを改善し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルがアップロードされると、HEICからPNGへの変換、保存までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、HEICファイルをアップロードするための「ファイルアップロードフォーム」を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを使用してHEICからPNGに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダを任意で指定してください。
• アップロードする際のファイル名も、フォームで取得したファイル名や日付などの情報を活用し、自由に設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691