■概要
取引先から送られてくるTIFFファイルを、その都度手作業でPDFに変換していませんか？この作業は定型的でありながらも手間がかかり、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付されたTIFFファイルを自動でPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存することが可能です。ファイル変換と保存に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 取引先から受信するTIFFファイルをPDFへ変換する作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した添付ファイルを、Google Driveを用いて効率的に管理したい方
- 手作業によるファイル変換業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに、TIFFからPDFへの変換とGoogle Driveへの保存が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTIFFファイルをPDFに変換する操作を構築します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、利用するオンラインのファイル変換サービスや、具体的な操作手順を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意の内容で設定してください。メールの件名や日付といった動的な情報を含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
