BoxにPDFファイルが格納されたら、RPAでEPUBファイルに変換しGmailで送信する

‍■概要

電子書籍などで利用されるEPUB形式のファイル作成のために、都度PDFファイルを開いて手作業で変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、自動でファイル変換から共有までを完結させます。手作業によるPDFからEPUBへの変換プロセスを自動化することで、作業時間と手間を削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのpdf to epub変換に手間を感じており、一連のフローを自動化したいと考えている方
• BoxでPDFファイルを管理しており、変換後のファイル共有までを効率化したい方
• 定型的なファイル変換作業をなくし、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、pdf to epubへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイル変換ミスや、メール作成時の宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトなどでEPUB形式への変換処理を行います
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の設定では、普段利用しているファイル変換サイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の動作を任意で設定できます
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先アドレスや件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として本文に自動で埋め込むことも可能です

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。