Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、ODTファイル形式に変換する

■概要

PDFファイルをODT形式に変換する際、都度オンラインの変換ツールを探して手作業で対応していませんか。このようなPDFからODTの変換作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや変換ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle DriveフォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、ODT形式へのファイル変換から指定フォルダへの格納までを自動で実行し、ファイル変換業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定常的に発生するPDFファイルをODT形式に変換作業を自動化したい方
• Google Driveを主に利用しており、ファイル管理業務を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換の手間やミスを削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFからODTの変換から保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの取り違えや変換漏れ、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションのRPA機能を設定し、オンラインのファイルコンバーターサイトなどで`pdf to odt`の変換を実行するようブラウザ操作を設定します。
6. 次に、オペレーションのデータ操作・変換機能を設定し、変換後のファイル名を任意のルールに沿って変更します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたODTファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能（ブラウザを操作する）のアクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作対象の項目などを、実際の環境に合わせて設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換後のODTファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691‍
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924