GmailでPDFファイルを受信したら、TIFFファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

特定のメールで受信したPDFファイルを、都度TIFF形式に変換して管理する業務に手間を感じていませんか。手作業によるファイル形式の変換や保存作業は、時間がかかるだけでなく、人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで受信したPDFを自動で抽出し、PDFからTIFFへの変換処理を行い、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの管理や、PDFからTIFFへの変換作業を効率化したい方
• ファイル形式の変換とGoogle Driveへの保存を手作業で行っている担当者の方
• 定型的なファイル処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル確認からPDFからTIFFへの変換、保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや形式の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPDFファイルをTIFF形式に変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたTIFFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したTIFFファイルの格納先となるフォルダをIDで指定してください

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■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。