■概要
デザインデータなどで用いられるEPSファイルを扱う際、確認や共有のためにPDFへ変換する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、ファイルを受け取るたびに手動で変換し、ストレージに保存する一連の操作は、時間もかかり面倒な業務です。このワークフローを活用すれば、GmailでEPSファイルを受信したことをきっかけに、RPA機能が自動で変換を実行し、Google Driveへ保存します。ファイル変換に関わる定型業務を自動化し、作業効率の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に受け取るEPSファイルをPDFに変換する作業に時間を取られているデザイナーや制作担当者の方
- 手作業でのファイル形式変換による保存忘れや、他部署への共有漏れといったミスを防ぎたい方
- GmailとGoogle Driveを日常的に利用しており、ファイル管理業務をさらに効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点とし、EPSからPDFへの変換とGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動での変換やアップロード作業が不要になるので、ファイル形式の指定間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、EPSファイルが添付されたメールを検知します
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したEPSファイルをPDFへ変換するように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションで、保存先のフォルダIDを任意で設定してください
- アップロードするPDFのファイル名に、Gmailで受信したメールの件名や日付といった、前のステップで取得した動的な情報を含めるように設定することも可能です
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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