GmailでODTを受信したら、RPAでDOCXに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

特定のファイル形式であるODTファイルを受け取った際、手作業でDOCXに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信したことをきっかけに、自動でファイルを変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。
手作業で行っていたODTをDOCXに変換する定型業務から解放され、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるODTからDOCXへのファイル変換作業をなくしたいと考えている方
• GmailやGoogle Driveを利用したファイル授受や管理業務を効率化したい方
• 部署やチームで扱うファイル形式を統一し、業務の標準化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信後、自動でDOCXに変換しGoogle Driveに格納するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをDOCX形式に変換します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換を行うWebサイトのURLや操作内容をご自身の環境に合わせて設定してください
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のファイルを格納したいフォルダを任意で設定してください

■注意事項‍

• GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。