OutlookでTXTファイルを受信したら、RPAでCSVファイルに変換しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

定期的に送られてくるTXTファイルを、その都度CSV形式に手作業で変換していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、単純作業であるが故にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付されたTXTファイルを自動でCSVに変換し、Microsoft SharePointへ格納する一連の業務を自動化できるため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するTXTファイルを、手作業でCSVに変換（convert）している方
• 手動でのファイル形式の変換とMicrosoft SharePointへの格納作業に時間を費やしている方
• 定型的なデータ処理業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からファイル格納までが自動化され、これまでTXTをCSVに変換（convert）していた手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、Microsoft SharePointへの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、その後「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたTXTファイルをCSVファイルに変換する操作を記録させます。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたCSVファイルを指定の場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、TXTファイルをCSVに変換するために使用するWebサイトや、具体的な操作手順（クリックや入力など）を任意に設定できます。
• Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダやファイル名を固定の値で指定したり、トリガーで取得したメールの件名などの値を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。