Freshsealsで特定のステージの取引が更新されたら、テキストを抽出しGoogleカレンダーで予定を作成する

■概要

Freshsalesで管理している取引情報を、手動でGoogleカレンダーに転記してスケジュール管理をしていませんか？重要な予定の登録漏れや、二重入力の手間は業務の非効率につながります。このワークフローは、Freshsalesの取引ステージが更新されると、その内容からテキストを抽出し、自動でGoogleカレンダーに予定を作成します。これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとGoogleカレンダーを連携させ、手動での予定登録作業をなくしたい営業担当者の方
• Freshsalesの取引情報を基にしたスケジュール管理のミスを減らし、業務を効率化したいマネージャーの方
• 営業活動のプロセスを自動化し、よりコア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshsalesの取引更新をトリガーにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なスケジュール管理が可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステージに更新された際にフローが起動するようにします
3. オペレーションで、更新された取引の詳細情報をFreshsalesから取得します
4. 次に、分岐機能を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます
5. AI機能を活用して、取引情報から予定作成に必要なテキストを抽出します
6. Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出したテキストを基に予定を登録します
7. 最後に、Freshsalesの「ノートの新規作成」アクションで、カレンダーに予定を登録した旨を記録します

■このワークフローのカスタムポイント

• オペレーションのAI機能「テキスト抽出」では、Freshsalesの取引情報から、予定の件名や説明文として使用したい項目を任意に設定してください
• Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、件名、開始・終了日時、説明などの各項目に、事前のアクションで取得した値や固定のテキストを自由にマッピングして設定を行ってください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍Freshsales、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Freshsales「取引ステージ」から「name」を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Freshsalesで更新する取引のメモ（Note）に「予定の開始日時」「予定の終了日時」「予定の説明」「取引先メールアドレス」を記載してください。