Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、オンラインツールで添付画像を指定形式に変換してBoxに保存する

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■概要

メールに添付された画像の形式が異なり、その都度オンラインの変換ツールを使って手作業で処理し、ストレージに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付された画像ファイルを自動で指定の形式に変換し、Boxのフォルダへ保存します。画像ファイルの変換や保存といった定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信した添付ファイルを日常的に手作業で管理している方
Boxへのファイルアップロードや整理に多くの時間を費やしている方
オンラインの画像ファイル変換ツールを使った作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信をきっかけにファイル変換からBoxへの保存までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます
ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無でその後の処理を分岐させます
次に、オペレーションのRPA機能でブラウザを操作し、任意のオンライン画像変換サイトでファイルを変換します
オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて保存するファイル名に使用する情報を整えます
最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで変換後のファイルを指定フォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のラベルを設定してください
RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン画像変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由に設定できます
Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意の内容で設定してください

■注意事項

Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
分岐するオペレーションはミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。