OutlookでPDFを受信したら、オンラインツールでLaTeX形式に変換してOneDriveに保存する

■概要

論文や技術文書の作成時に、PDFをLaTeX形式に変換する方法についてお困りではないでしょうか。メールで受信したPDFファイルを都度オンラインツールで変換し、手動でフォルダに保存する作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、RPAがPDFからLaTeXへの変換を自動で行い、OneDriveにファイルを保存するため、こうした一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 論文や技術文書作成のため、効率的なPDFからLaTeX形式への変換方法を探している方
• メールで共有されるPDFファイルの変換や保存作業を自動化したい研究者や開発者の方
• 手作業によるファイル変換のミスをなくし、文書管理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のPDFファイル付きメールを受信するだけで、LaTeXへの変換とOneDriveへの保存が自動で完了し、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換や保存作業が不要になるため、ファイル名の付け間違いや保存場所の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
4. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF変換ツール上でのファイルアップロードや変換実行といった操作を記録し、自動化します
5. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールの件名に含まれるキーワードや、受信トレイ内の特定のフォルダを自由に設定できます
• RPA機能では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLを指定し、ファイルのアップロードや変換ボタンのクリックなど、一連のブラウザ操作を自由に記録・設定することが可能です
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、変換後のファイルを保存するフォルダや、保存時のファイル名を任意の内容にカスタマイズできます

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。