■概要
Tallyで受け付けたフォームの情報を基に書類を作成し、承認を得てからBoxへ保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや承認後の保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をきっかけに、書類の発行から承認依頼、Boxへの自動保存までを一気通貫で自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を基に、手作業で書類を作成しBoxへ保存している方
- フォーム送信後の承認プロセスに時間がかかり、業務の停滞を感じている担当者の方
- TallyとBox間の情報連携を自動化し、手入力によるミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyのフォーム送信からBoxへの保存までが自動化されるため、書類作成や承認依頼、アップロードといった手作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや承認後の保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Tally、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します
- その次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、承認された書類を保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Tallyのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームにWebhookを設定してください
- 書類発行機能では、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートを指定し、フォームの回答内容を変数として埋め込むことが可能です
- 担当者への依頼機能では、承認者や依頼時のメッセージ内容、対応時に使用する入力フォームを業務に合わせて自由にカスタマイズできます
- Boxへのファイルアップロードでは、フォームの回答内容などに基づき、保存先のフォルダやファイル名を動的に設定することが可能です
■注意事項
- Tally、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
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