Tallyのフォームで情報が送信されたら、PDF化して承認後にBoxへ保存する

■概要

Tallyで受け付けたフォームの情報を基に書類を作成し、承認を得てからBoxへ保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや承認後の保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をきっかけに、書類の発行から承認依頼、Boxへの自動保存までを一気通貫で自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで収集した情報を基に、手作業で書類を作成しBoxへ保存している方
• フォーム送信後の承認プロセスに時間がかかり、業務の停滞を感じている担当者の方
• TallyとBox間の情報連携を自動化し、手入力によるミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyのフォーム送信からBoxへの保存までが自動化されるため、書類作成や承認依頼、アップロードといった手作業の時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや承認後の保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します
4. その次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、承認された書類を保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Tallyのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームにWebhookを設定してください
• 書類発行機能では、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートを指定し、フォームの回答内容を変数として埋め込むことが可能です
• 担当者への依頼機能では、承認者や依頼時のメッセージ内容、対応時に使用する入力フォームを業務に合わせて自由にカスタマイズできます
• Boxへのファイルアップロードでは、フォームの回答内容などに基づき、保存先のフォルダやファイル名を動的に設定することが可能です

■注意事項

• Tally、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。