GmailでOXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しBoxに格納する

■概要

取引先からOXPSファイルが送られてきた際に、閲覧や共有のために都度PDFへ変換する作業を手間に感じていませんか。こうした手作業はファイルの見落としや変換ミスといった人的なミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、RPAが自動で`oxps to pdf`のファイル変換を行いBoxに格納します。ファイル形式の変換から格納までを自動化し、日々の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 受信したOXPSファイルをPDFに変換する定型作業を効率化したいと考えている方
• Gmailで受け取った添付ファイルをBoxで管理しており、格納作業を自動化したい方
• 手作業によるファイル変換や格納ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、手作業だった`oxps to pdf`の変換とBoxへの格納が自動化され、コア業務に集中する時間を創出します。
• 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の業務品質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、OXPSファイルが添付されるメールの件名などを指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールを操作してOXPSファイルをPDFに変換する一連の作業を記録します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、メール本文などからファイル名に使用したい取引先名などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、`oxps to pdf`の変換で実際に利用するWebサイトや、クリック・入力といったブラウザ上の操作内容を任意に設定できます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDを指定できるほか、ファイル名に固定の文言や、前段のGmailやAI機能で取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691