■概要
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、boardで顧客情報を管理している場合、両方のツールに手作業で情報を登録する手間が発生していませんか。新しい案件が発生するたびに両方へ入力するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetとboardをスムーズに連携でき、Smartsheetで特定条件に合う行が作成されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetとboardの両方を利用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- Smartsheetで管理している案件情報を、抜け漏れなくboardの顧客情報へ反映させたい方
- 複数のSaaS間の連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに特定の行が追加されると自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮することができます。
- 手入力による顧客情報の登録漏れや、コピー＆ペーストの際の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をマッピングして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetから取得した情報に基づき、どのような条件の行が作成された場合にboardへの登録を実行するかを分岐機能で任意に設定してください。例えば、特定のステータスの行のみを対象とすることが可能です。
- boardに登録する顧客情報について、Smartsheetのどの列のデータをどの項目に登録するかを任意にマッピングして設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
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