■概要
クラウド型見積・請求・発注書作成サービスであるboardで管理している顧客情報を、Smartsheetのボードビューなどでプロジェクト管理に活用する際、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は、ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客が登録されるだけで、Smartsheetに自動で行が追加され、顧客管理プロセスをスムーズに連携、効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとSmartsheetを併用し、顧客情報の手入力による転記作業をなくしたい方
- boardの顧客情報を基にSmartsheetのボード機能でタスク管理を行っている方
- 顧客登録からプロジェクト開始までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに顧客情報が登録されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、boardから取得した顧客情報をSmartsheetに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetに行を追加するアクションでは、会社名や担当者名など、boardから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意でマッピングしてください
■注意事項
- boardとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
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