boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

クラウド型見積・請求書管理サービスのboardとプロジェクト管理ツールのSmartsheetを連携させ、顧客管理やタスク管理を行っているものの、情報の転記作業に手間を感じていませんか？手作業による入力は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、boardに特定の条件を満たす顧客情報が登録された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。boardとSmartsheet間でのデータ連携を自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとSmartsheetを併用し、顧客や案件情報の二重入力に手間を感じている方
• boardの情報を基にSmartsheetでタスク管理を行っており、転記漏れを防ぎたい方
• 顧客管理からプロジェクト管理までの一連のフローを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの顧客登録をトリガーに、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす顧客情報の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、boardから取得した情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、boardから取得した顧客情報（顧客ランクや担当者など）を基に、Smartsheetへ行を追加する条件を任意で設定してください
• Smartsheetへ行を追加する際に、どのシートに、boardから取得したどの情報を追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• boardとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。