■概要
クラウド型見積・請求書管理サービスのboardとプロジェクト管理ツールのSmartsheetを連携させ、顧客管理やタスク管理を行っているものの、情報の転記作業に手間を感じていませんか？手作業による入力は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、boardに特定の条件を満たす顧客情報が登録された際に、Smartsheetへ自動で行を追加します。boardとSmartsheet間でのデータ連携を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとSmartsheetを併用し、顧客や案件情報の二重入力に手間を感じている方
- boardの情報を基にSmartsheetでタスク管理を行っており、転記漏れを防ぎたい方
- 顧客管理からプロジェクト管理までの一連のフローを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録をトリガーに、Smartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす顧客情報の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、boardから取得した情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、boardから取得した顧客情報（顧客ランクや担当者など）を基に、Smartsheetへ行を追加する条件を任意で設定してください
- Smartsheetへ行を追加する際に、どのシートに、boardから取得したどの情報を追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- boardとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
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