Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

■概要

Google Driveに格納された申込書や発注書などのPDFファイルを、一件ずつ手作業で顧客管理ツールであるboardに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveとboardの連携を自動化し、こうした課題を解消します。特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録するため、手作業によるデータ入力から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った申込書などの情報を、手作業でboardに登録している方
• Google Driveとboardを連携させ、顧客登録業務の自動化を実現したいと考えている方
• 手作業による顧客情報の転記ミスや、対応漏れなどの課題を解決したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りでデータが登録されるので、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や形式など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が進むようにします。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして顧客を登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名に「申込書」が含まれている場合や、ファイル形式が「PDF」である場合など、ユーザーの運用に合わせて柔軟に条件を設定することが可能です。
• OCRで抽出した情報のうち、どのテキストをboardの「会社名」や「住所」といったどの項目に登録するかは、任意でマッピング（紐付け）設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• Google DriveとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。