boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

■概要

クラウド型案件管理ツール「board」で管理している顧客情報が増えるたびに、関連資料を保管するGoogle Driveのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？この作業は件数が増えるにつれて負担が大きくなり、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成するものです。面倒なフォルダ作成業務を自動化し、スムーズな顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardで顧客情報を管理し、Google Driveで関連ファイルを保管している方
• 顧客登録の都度、手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じている方
• フォルダ作成のルールを統一し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの顧客登録をきっかけに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveでのフォルダ作成時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質を均一に保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardのトリガー後に設定する分岐条件は、フォルダ作成の対象としたい顧客の条件（例：特定のステータスや担当者など）に合わせて任意で設定してください
• Google Driveでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するか、またフォルダ名（例：「顧客名」や「案件ID」など）を任意で設定してください

■注意事項‍

• boardとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。