■概要
Bitrix24で管理している新しいリード情報を、関係者に都度Outlookでメール通知する作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの業務は、対応漏れや連絡の遅れがビジネス機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とOutlookをスムーズに連携させ、リードが作成されたタイミングで指定した宛先へ自動でメールを送信します。手作業による連絡業務の負担を減らし、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24でリードを管理し、Outlookでチームに情報共有している営業担当者の方
- Bitrix24とOutlookの連携によって、リードへの初期対応を迅速化したいマネージャーの方
- 手作業による情報伝達の非効率さやミスをなくし、営業プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にリードが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成の時間を短縮できます。
- 手作業でのメール作成や送信がなくなることで、宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいリードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、メールの送信内容を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの宛先（To,CC,BCC）、件名、本文などを任意の内容で設定してください。
- 本文や件名には、トリガーであるBitrix24のアクションで取得したリード情報（会社名、担当者名、連絡先など）を差し込むことで、より具体的な内容の通知メールを自動で作成できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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