フォームが送信されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しBitrix24でProduct Itemを作成する

■概要

Bitrix24でのタスク管理や顧客管理と、Googleドキュメントでの議事録・提案書作成を並行して行う中で、アプリ間の情報転記に手間を感じていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、Googleドキュメントの自動作成からBitrix24へのアイテム登録までを完結させることができ、Bitrix24とGoogleドキュメントを連携したスムーズな業務フローを構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とGoogleドキュメントを日常的に利用し、手作業での情報登録に課題を感じている方
• フォームから受け付けた内容をもとに、手動で書類作成やアイテム登録を行っている担当者の方
• Bitrix24とGoogleドキュメントのデータ連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にドキュメント作成とBitrix24へのアイテム登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
4. さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ドキュメントの本文を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Product Item」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容をもとにアイテムを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントでドキュメントを作成、またはテキストを追加する際に、フォームトリガーで受け付けた情報を活用して、ドキュメントのタイトルや本文を任意の内容で設定してください。
• Bitrix24でProduct Itemを作成する際に、フォームで受け付けた情報や、前のステップで作成したGoogleドキュメントの情報などを活用し、登録する内容を任意に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleドキュメント、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。