kintoneに登録されたレコード情報を翻訳しGmailでメールを送る

■概要

海外拠点や外国籍の顧客とのやり取りで、kintoneで管理している情報を都度翻訳し、メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業による翻訳や転記は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。

このワークフローは、kintoneにレコードが登録されると、その内容をAIが自動で翻訳し、Gmailでメールを送信する一連の流れを自動化します。kintoneとGmailを連携させることで、多言語でのコミュニケーションを円滑にし、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGmailを利用し、海外拠点や顧客との連絡を手作業で行っている方
• kintoneの情報を手動で翻訳し、メールで共有することに非効率を感じている方
• 多言語でのコミュニケーションを自動化し、対応速度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、翻訳からGmailでのメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのコピー＆ペーストや翻訳作業がなくなるため、転記ミスや翻訳の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、取得した情報の中から翻訳したいテキストを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳された内容を本文に含めてメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのメール送信アクションでは、送信先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定の文章を設定するだけでなく、kintoneから取得したレコード情報やAIによる翻訳結果を変数として埋め込むことで、個別の内容に応じたメールを自動で作成できます。

■注意事項

• Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。