■概要
海外拠点や外国籍の顧客とのやり取りで、kintoneで管理している情報を都度翻訳し、メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業による翻訳や転記は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、kintoneにレコードが登録されると、その内容をAIが自動で翻訳し、Gmailでメールを送信する一連の流れを自動化します。kintoneとGmailを連携させることで、多言語でのコミュニケーションを円滑にし、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGmailを利用し、海外拠点や顧客との連絡を手作業で行っている方
- kintoneの情報を手動で翻訳し、メールで共有することに非効率を感じている方
- 多言語でのコミュニケーションを自動化し、対応速度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に、翻訳からGmailでのメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのコピー＆ペーストや翻訳作業がなくなるため、転記ミスや翻訳の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、取得した情報の中から翻訳したいテキストを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳された内容を本文に含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定の文章を設定するだけでなく、kintoneから取得したレコード情報やAIによる翻訳結果を変数として埋め込むことで、個別の内容に応じたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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