Google Driveにファイルがアップロードされたら、内容をOCRしMiroにボードを作成する

■概要

Google Driveに保存した議事録や資料を、オンラインホワイトボードのMiroに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードと内容の転記が分断されていると、時間もかかり非効率なため、情報共有のスピードも落ちてしまいます。
このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されると、その内容をOCR機能で自動で読み取り、Miroにボードを新規作成します。Google DriveとMiroを連携させることで、これらの手作業を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMiroを連携させ、情報共有のプロセスを効率化したいと考えている方
• Google Drive上のファイル内容をMiroへ手作業で転記する手間を削減したい担当者の方
• ファイルベースの情報をMiroボードへ自動で集約し、議論を円滑に進めたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRでの内容読取とMiroへのボード作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での転記作業が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を可能にします

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMiroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します
5. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報などをボードに反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのIDを変数として指定します
• OCR機能では、画像やPDFファイルからテキストを抽出したい範囲などを任意でカスタマイズできます
• Miroのボード作成アクションでは、ボード名や説明に、前段のOCR機能で取得したテキスト情報などを変数として設定できます

■注意事項

• Google Drive、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924