■概要
プロジェクト管理ツールのHarvestと会計ソフトのXeroを併用しているものの、それぞれの顧客情報を手作業で入力・同期しており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか。二重入力は非効率なだけでなく、請求業務におけるトラブルの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Harvestに新しいコンタクトが作成された際に、その情報をトリガーとしてXeroへも自動でコンタクトを作成します。XeroとHarvestの連携を自動化することで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HarvestとXeroを利用しており、手作業での顧客情報の転記をなくしたい方
- 顧客データの二重入力による入力ミスや、情報の不整合を防ぎたいと考えている方
- XeroとHarvestの連携を通じて、バックオフィス業務全体の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Harvestにコンタクトが追加されると自動でXeroにも同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータ連携を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、XeroとHarvestをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHarvestを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでXeroの「コンタクトを作成または更新する」アクションを設定し、Harvestから取得した情報を紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Harvestのトリガー設定では、任意のAccount IDを指定することで、特定の取引先に紐づくコンタクトが作成された場合のみフローを起動させることが可能です。
- 分岐機能では、Harvestから取得した情報をもとに連携条件を自由にカスタマイズできます。例えば、特定の情報を持つコンタクトのみをXeroに連携させるといった設定が可能です。
- Xeroにコンタクトを作成する際、Harvestから取得した氏名やメールアドレスといった値を、Xeroのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングして設定できます。
■ 注意事項
- HarvestとXeroのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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