Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Chatに通知する

■概要

Outlookで受信する重要なメールをチームですぐに確認したいのに、見落としてしまったり、転送の手間がかかったりしていませんか？
特に、Google Chatをメインのコミュニケーションツールとして利用している場合、アプリ間の情報連携が手作業だと非効率になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatへ通知できます。OutlookとGoogle Chatを連携させることで、重要な連絡の確認漏れを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定メールを、Google Chatでチームに自動共有したい方
• 手動での情報伝達による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
• OutlookとGoogle Chat間の通知を手作業で行っており、手間やミスに課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールがOutlookに届くと自動で通知が飛ぶため、都度メールを確認したり、手動で転送したりする時間を削減できます
• 手作業による情報共有で発生しがちな、連絡の漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの情報をもとに任意のスペースへ通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定してください
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送るスペースを任意で指定できます。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、受信したメールの件名や差出人などの情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336