Outlookで特定の件名のメールを受信したら、内容を要約しGoogle Chatに通知する

■概要

Outlookに届く重要なメールを確認し、その内容を要約してGoogle Chatでチームに共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報伝達は、時間がかかるだけでなく、共有漏れや内容の誤りを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Google Chatへ通知するプロセスを自動化できるため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle Chatに転記・共有している方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チームへの情報共有をスムーズかつ正確に行いたいと考えている方
• OutlookとGoogle Chatを連携させ、日々のコミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信から内容の要約、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による情報のコピーミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したメールの本文などを対象に要約処理を行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、要約したテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。
• AI機能による要約では、要約の対象とする文章に前段で取得したメール本文などの情報を変数として利用でき、要約の条件もカスタマイズが可能です。
• Google Chatへの通知は、任意の通知先スペースが設定可能であり、メッセージ本文に固定テキストや、前段の処理で取得した値を組み込むといったカスタマイズができます。

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336