■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルや資料が作成された際に、手作業でMiroのボードに情報を転記していませんか？このような作業は手間がかかるだけでなく、更新の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePoint上のファイル作成をトリガーとして、自動でMiroのボードにカードを作成できます。MiroとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、チーム内の情報共有を円滑にし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとMiroを併用し、情報共有の手作業に課題を感じる方
- MiroとMicrosoft SharePoint間の手作業での情報転記や更新をなくしたい方
- ファイル作成のたびに発生するMiroへの通知やタスク作成を自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
- Miroへのカード作成が自動化されることで、Microsoft SharePointのファイル作成の見落としや、カード作成時の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの日付に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成する」アクションを設定し、特定のボードへカードを自動作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointの設定では、通知の対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルの作成日付と更新日時が一致する際、後続の処理を分岐させる条件を任意に設定できます。
- Miroでカードを作成するアクションでは、カードのタイトルや説明文にMicrosoft SharePointのファイル名やURLといった変数を設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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