Outlookでタスクが作成されたら、AIでテキストを生成してCapsule CRMでTaskを作成する

■概要

Outlookで受け取った依頼をタスクとして管理し、その内容をCapsule CRMにも登録する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか？
このワークフローは、OutlookとCapsule CRMの連携を自動化するものであり、Outlookで新しいタスクが作成されると、AIがその内容を元にテキストを生成し、自動でCapsule CRMにタスクを作成します。手作業による二重入力の手間をなくし、顧客対応の初動をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとOutlookを連携させ、顧客対応のタスク管理を効率化したい方
• Outlookの情報を手動でCapsule CRMに転記しており、入力の手間を削減したい方
• AIを活用して定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのタスク作成をトリガーに、Capsule CRMへのタスク登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を削減します。
• 手作業による情報転記がなくなることで、入力間違いやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとOutlookをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、Outlookのタスク情報を元にCapsule CRM用のタスク内容を生成する
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにタスクを作成する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成」オペレーションでは、Outlookのタスク情報を元にどのようなテキストを生成したいか、任意のプロンプト内容を設定してください。
• Capsule CRMの「Create Task」オペレーションでは、タスクの担当者や期限など、事前のアクションで取得した値や任意の内容を活用して設定を行ってください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Outlookから「dateTime」を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。