Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や報告書などのファイルを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記して表を作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに表を作成する一連の流れを自動化できます。定型的な転記作業から解放され、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートを用いた手作業での表作成に課題を感じている方
• ファイルからの情報転記における、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• 定期的に発生するデータ集計やリスト作成業務を自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルがアップロードされると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記や表作成の時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 続いて、OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、必要なテキスト情報を抽出します
5. オペレーションのGoogle スプレッドシートで「新しいスプレッドシートを作成」や「セルに値を入力」を設定し、出力先のファイルやヘッダー行を準備します
6. 最後に、「繰り返し処理」と「レコードを追加する」を組み合わせ、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意で指定できます。例えば、請求書の中から「請求日」「請求金額」「支払期日」といった特定のデータのみを抽出するようなカスタムが可能です
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、どの列にどのデータを入力するかを自由に設定できます。OCR機能で抽出した値を、スプレッドシート上の任意の列に埋め込むことが可能です

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。