Wrikeでタスクが更新されたら、Gmailで通知する

■概要

Wrikeでタスクが更新されると、関係者への通知が遅れたり、見落としてしまったりすることはありませんか？特に、普段のコミュニケーションでGmailを主に利用している場合、Wrikeの更新を都度確認するのは手間がかかります。

このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが更新されると自動でGmailに通知が送信されるため、変更をリアルタイムに把握し、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとGmailを併用しており、タスクの更新をメールで手動通知している方
• タスクの進捗状況を関係者へ迅速に共有し、対応漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 手動での確認や連絡作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wrikeでタスクが更新されると同時にGmailへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 重要なタスクの更新通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクト進行の確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Wrikeのトリガー設定では、タスクの作成を検知するポーリング（起動）間隔を任意で設定できます
• 分岐機能では、Wrikeで作成されたタスクの担当者やフォルダ名といった情報をもとに、「特定の担当者のタスクのみ通知する」などの条件を自由にカスタマイズすることが可能です
• Gmailでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、メールの件名や本文にWrikeから取得したタスク名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことができます

■注意事項

• Wrike、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。