Google Driveで特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

イベントで獲得した名刺や申込書などをスキャンし、Google Driveに保存した後に、手作業でMailchimpのリストに登録する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で情報を自動で読み取り、Mailchimpへコンタクト情報を追加する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMailchimpを連携させ、リード管理を効率化したいマーケティング担当者の方
• 紙媒体で得た情報を手入力でデータ化しており、作業負担を感じている営業担当者の方
• 手作業によるデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でMailchimpへ情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMailchimpをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のファイルのみを処理するように条件を設定します
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、読み取った情報を連携します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名や種類など、ユーザーの運用に合わせて処理対象とするファイルの条件を任意で設定可能です
• Mailchimpでコンタクトを追加するアクションを設定する際に、追加先のオーディエンスIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Google Drive、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。