定期的にBoxの特定フォルダのリストを取得し、Gmailでリマインドする

■概要

Boxに保存しているファイルが増え、定期的な確認や整理が漏れてしまうことはないでしょうか。重要なファイルが埋もれてしまい、必要な時に見つけられないといった事態は避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBoxの特定フォルダ内のファイルリストを自動で取得し、内容を整形した上でGmailでリマインド通知を送信できます。手作業での確認業務から解放され、重要な情報の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでファイル管理を行っており、定期的な確認作業を効率化したいと考えている方
• 特定のフォルダの状況を定期的に把握し、関係者にリマインドを送りたいチームリーダーの方
• 手作業によるBoxの確認やリマインドメールの作成に手間を感じている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づきBoxのファイル確認とリマインド通知が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認作業で起こりがちな、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したファイルリストを通知用に整形します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、整形したテキストを本文に含めて指定のアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定可能です。
• Boxのアクションでは、ファイルリストを取得したい対象フォルダを任意で設定できます。
• AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズでき、取得したファイルリストから特定のファイル形式のみを抽出するなど、要件に応じた情報の整形が可能です。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください。
• Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は任意で設定できます。本文には、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。