Googleフォームから回答が送信されたら、任意の項目を要約しMicrosoft Excelに登録する

■概要

Googleフォームで集めたアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleフォームに回答が送信されると、AIが指定の項目を自動で要約し、その結果をMicrosoft Excelのファイルに登録するまでの一連のプロセスを自動化できます。これにより、GoogleフォームとMicrosoft Excel間でのデータ連携における手作業を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを使って、顧客アンケートや問い合わせ管理をしている方
• フォームの回答を手作業でMicrosoft Excelに転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIによる要約からMicrosoft Excelへの登録までが自動で実行されるため、データ転記や要約作成にかかる時間を削減できます。
• 手作業での転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogleフォームのアクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したフォームの回答内容から任意の項目を要約します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のファイルに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することができます。
• AI機能による要約では、Googleフォームから取得したどの項目を要約対象とするか自由に選択できるほか、要約の条件も任意で設定可能です。
• Microsoft Excelへの登録アクションでは、どの列にどの情報を登録するかを自由にマッピングでき、フォームの回答内容やAIの要約結果だけでなく、固定のテキストを設定することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133