■概要
Outlookで受け取ったお問い合わせや顧客情報を、都度Squareへ手作業で登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から顧客情報を抽出しSquareへ自動で登録できます。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客情報をSquareへ手入力しており、効率化したいと考えている方
- Squareへの顧客登録時の入力ミスや、対応漏れを防ぎたい店舗や事業の担当者の方
- OutlookとSquareを連携させ、顧客管理の自動化フローを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にSquareへの顧客登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダにメールが届くとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や本文の内容に応じて処理を分ける条件を指定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から顧客名や連絡先などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして顧客情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたい特定のメールフォルダを任意で設定してください。例えば「問い合わせ」フォルダなど、特定のフォルダを指定することで、意図しないメールでの起動を防げます。
- 分岐機能では、件名に特定のキーワードが含まれている場合や、特定の差出人から受信した場合など、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- Squareに顧客情報を登録する際に、メールの受信日時や問い合わせ内容の概要など、任意のテキストをメモとして登録することが可能です。
■注意事項
- Outlook、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
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