Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、OCRと要約を行いRedditのサブレディットに投稿する

■概要

Microsoft SharePointに日々アップロードされる資料や画像ファイルの内容を確認し、その要点をまとめてRedditで共有する作業に手間を感じていませんか？特に、画像やPDF形式のファイルは内容のテキスト化が難しく、手作業での対応は非効率になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでのテキスト抽出からAIによる要約、そしてRedditの特定サブレディットへの投稿までを自動化し、情報共有のプロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとRedditを連携させ、情報共有の自動化を実現したいと考えている方
• SharePointにアップされたドキュメントや画像の内容を手作業でRedditに投稿している方
• OCRやAIを活用して、ファイルからの情報抽出や要約作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル保存からRedditへの投稿までが自動処理されるため、これまで情報共有に費やしていた作業時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、投稿先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、共有情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとRedditをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に応じて後続の処理を実行するようにします。
4. 続けて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 続いて、AI機能で抽出したテキストを指定の条件で要約します。
7. 最後に、Redditの「サブレディットに新規投稿を作成」アクションを設定し、要約した内容を自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のステップで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルに合わせて抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• AI機能による要約では、要約対象の文章に前段で取得した情報を変数として利用でき、文字数やトーンといった要約条件もカスタマイズ可能です。
• Redditへの投稿設定では、投稿先のサブレディットや投稿のタイトル、本文に固定値や前段のステップで取得した情報を変数として自由に組み込めます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、RedditのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。