Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、Constant ContactでContactを作成する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせメールなどを、手作業でConstant Contactのリストに登録していませんか？この作業は定型的でありながら、入力ミスや対応漏れが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Constant ContactとOutlookの連携が自動化され、特定のメール情報から自動でコンタクトを作成できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したお問い合わせ情報をConstant Contactで管理している方
• Constant ContactとOutlook間の手作業でのデータ入力に手間を感じている方
• メールマーケティングにおけるリスト作成業務を効率化したいと考えている担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定メールを受信すると自動でConstant Contactに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Constant ContactとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致したメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションのテキスト抽出機能で、メールの本文などから名前やメールアドレスといった必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでConstant Contactの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダにメールが届いた時だけフローを起動するように、監視対象のフォルダを任意で設定できます。
• オペレーションの分岐設定では、メールの件名や本文に含まれるキーワードなど、特定の条件に合致するメールだけを処理対象とするように条件を任意で設定可能です。

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■注意事項

• Outlook、Constant ContactのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。