Google Driveで特定のファイルが作成されたら、OCRしeSigunature.ioでContractを作成する

■概要

契約書などの書類をGoogle Driveで管理し、電子署名にeSigunature.ioを利用しているものの、ファイルの内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルが作成されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、eSigunature.ioに契約情報を作成します。手作業による転記作業を自動化し、契約業務をスムーズに進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとeSigunature.ioを利用した契約業務の効率化を目指している方
• 紙やPDFの契約書情報を手作業で電子契約システムに入力している担当者の方
• 契約締結までのリードタイム短縮やヒューマンエラーの削減に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でeSigunature.ioに契約が作成されるため、手作業での転記時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや契約情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとeSigunature.ioをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分けるために「分岐機能」を設定します
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. その後、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでeSigunature.ioの「Create Contract」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに契約を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダIDや特定のファイル名を任意で設定してください
• 分岐機能では、後続の処理を実行させたい任意の条件を設定してください
• OCR機能では、契約書情報の中から抽出したい項目を任意で設定してください
• eSigunature.ioでの契約作成時には、事前のアクションで取得した値などを活用し、契約内容を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Google Drive、eSigunature.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924